導入メリットのアーカイブ

オフィスにビジネスフォンを導入すると通信コストを削減することが可能です。

また、多彩な機能を使って業務の効率化を図ることができます。

会社の電話回線を準備するとき、家庭用電話機を使った場合、1台につき電話回線が1つ必要なため、例えば10台設置しようと思うと10台分の回線を用意しなくてはいけません。しかも設置したからといって、10台が同時に通話中となることはほぼ無いと言えるので大変無駄なコストとなります。

ここでビジネスフォンを投入すると電話機の台数より少ない回線を効率的に使うことが可能です。ビジネスフォンは複数の電話回線を収容できる主装置（ME）というものと主装置に接続されたビジネスフォン本体を合わせて使用します。電話回線の削減で通信コストの削減が可能です。

回線数を決めるときは、「何人で同時通話したいか」を基準に考えることがお勧めです。例えば、一般的なオフィスの場合10～20人程度従業員がいる場合でも、同時に通話するのが多くても5～6人程度だった場合は、6回線でよいと思います。一般的には従業員の1/3程度が基準と言われています。

ビジネスフォンは基本的に導入後でも電話機の増設が可能です。ただ、主装置は機種ごとに接続できる電話機の数が異なってきますので、主装置ギリギリの台数のビジネスフォンを導入した後、1台追加したくなってもシステムごと変更しなければならない可能性もあり、経費がかかってしまうことがあります。ビジネスフォン導入の際は、将来使用する電話機の台数を考慮して準備することが大切です。一般的に、電話機の台数は従業員数もしくはデスクの数を参考にすると良いといわれています。

ビジネスフォンには沢山の機能がありますが、中には通話以外の役目を果たしてくれる驚きの機能を持った機種があります。サクサ Agrea Hm700にはオフィスの安全を守るセキュリティシステムを持っています。この機能は、ビジネスフォンをセーフティモードにセットすると電話機のセンサーが自動的に作動。不審者が侵入し異常を検知した場合、複数の電話機が大音量と電話機LEDランプで威嚇します。同時に登録してある電話番号に自動発信し、メッセージで異常を知らせてくれます。登録できる通報先は最大5箇所です。いずれかの相手が応答するまで通報は継続されます。威嚇を続けている電話機は自動でハンズフリーとなるので、応答した人がそのまま声で不審者を威嚇することができます。音量も自動で最大になってくれるという優れものです。さらにネットワークカメラを接続すれば、センサー検知時にカメラの向きを検知方向へ切り替えることができます。このときに画像を保存したり、携帯電話などから画像を確認することもできます。またNEC Aspire X DT300、HITACHI integral-E、岩通 PRECOT-NEXTには緊急地震速報に対応する機能を持っています。気象庁から配信される緊急地震速報を受け、速やかに電話機から表示とランプ、音でお知らせをします。利用シーンに合わせてどのビジネスフォンが自分のオフィスにぴったりなのかを考えるのは大切です。とはいえ、ビジネスフォンはとても奥が深いもの。導入の際は、購入する販売店の専門スタッフに相談すると最適なものを提案してくれると思います。

ビジネスフォン導入の一番のメリットは、少ない回線を多数台の電話機で共有できるということです。例えば一般電話機を利用する場合、社員数だけの電話機と電話回線が必要になります。この場合、回線数だけ電話番号も異なり同じ電話番号を社員全員で使うことはできません。

ビジネスフォンならこの問題を代表組みというサービスを使って解決することができます。代表組みとは複数の回線番号を1つのグループに組み、予め決められた代表番号（親番号とも言います）に着信があった際、グループの中から空いている回線を選んで着信する仕組みです。代表組みすることで、通話中となる確率を低くすることが可能です。よく電話帖や広告で（代）○○-○○○○-○○○○と見かけますが、代表電話＝会社の窓口ではなく、代表組みサービスを受けている電話番号という意味なんですね。

■ビジネスフォンといえば
http://oa110.jp/

ビジネスフォンは1回線を複数の電話機で使用できます。電話機ごとに回線を用意する必要はなく、実際に同時使用する予定の回線だけを用意すればよいのです。